Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 4 mars 2021

O.C. Tanner Company et ses entités affiliées ou apparentées (« OCT », « nous », « notre », « nos ») s'engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nous traitons en tant que préposé au traitement des données pour le compte de nos clients, et en tant que contrôleur de données dans le cadre de nos activités. La présente Politique de confidentialité (« Politique ») explique quels sont les renseignements personnels que nous traitons, comment nous les traitons et à quelles fins.

À propos de nous

Nous fournissons des services de reconnaissance et d'engagement des employés (les « Services ») à nos clients. En général, si vous utilisez nos services et que votre employeur est notre client, nous traitons vos renseignements personnels au nom de votre employeur. Dans ce contexte, nous traitons les renseignements personnels uniquement selon les instructions de votre employeur et conformément à la présente Politique (en cas de conflit entre les instructions de votre employeur et la présente Politique, ce sont généralement les instructions de votre employeur qui prévalent). Si vous consultez nos sites Web (tels que définis ci-dessous) ou effectuez des transactions commerciales avec OCT, nous contrôlons les renseignements personnels que nous recueillons dans ces contextes, et nous les utiliserons ou les traiterons conformément à la présente Politique.

Renseignements recueillis et mode de collecte :

Les renseignements recueillis à votre sujet dépendent de la manière dont vous interagissez avec OCT. Nous recueillons des renseignements à votre sujet lorsque vous utilisez les Services, consultez nos sites Web www.octanner.com, www.accumulate.com.au, www.thanks.com, ou tout autre site Web où la présente Politique est publiée (les « Sites Web »), ou effectuez des transactions commerciales avec OCT. Nous nous engageons à demander votre consentement pour collecter et traiter vos renseignements personnels si la loi applicable l'exige.

Renseignements personnels recueillis lors de l'utilisation des Services. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet lorsque vous utilisez les Services :

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès de votre employeur (notre client), ou des entités affiliées ou apparentées à votre employeur, directement ou automatiquement lorsque vous utilisez les Services. Nous le faisons pour améliorer la qualité ou la personnalisation des Services, et pour empêcher ou détecter les fraudes.

Renseignements recueillis lors de l'utilisation du site Web. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet lorsque vous utilisez le site Web : identifiants, activité sur Internet ou autre réseau, et données relatives aux appareils. Nous recueillons ces renseignements directement ou automatiquement lorsque vous utilisez le site Web.

Renseignements recueillis lors des transactions commerciales avec OCT. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet lorsque vous effectuez des transactions commerciales avec OCT : identifiants, renseignements commerciaux, renseignements professionnels ou liés à l'emploi et renseignements relatifs aux cartes de paiement (si vous nous les fournissez volontairement), notamment les renseignements sur les cartes de crédit ou de débit (nous utilisons des processeurs de paiement tiers, nous ne stockons ni ne conservons ainsi aucune information sur les cartes de paiement). Nous recueillons ces renseignements directement auprès de vous.

Vous n'êtes pas tenu de fournir des renseignements personnels à OCT. Dans ce cas cependant, vous risquez de ne pas pouvoir utiliser certaines fonctionnalités des Services et des sites Web, ou de ne pas pouvoir effectuer de transactions commerciales avec OCT.

Nous pouvons également recueillir des renseignements non identifiables ou agrégés, notamment les sondages marketing, les réponses aux sondages, les renseignements démographiques et les renseignements sur l'utilisation des Services et des sites Web. Votre participation à un sondage que nous organisons est volontaire.

Nous ne recueillons pas de renseignements généralement considérés comme confidentiels en vertu des lois sur la protection des données, notamment le numéro de sécurité sociale (ou autre numéro d'identification délivré par le gouvernement) ou les renseignements sur la santé. Si nous recevons de tels renseignements de votre part ou de votre employeur, nous pouvons les supprimer. Veuillez ne pas nous communiquer de renseignements confidentiels ni les transmettre de toute autre manière quelconque par l'intermédiaire des Services.

Comment nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons ou traitons vos renseignements personnels pour administrer les Services que nous offrons à vous et à nos clients, poursuivre nos intérêts légitimes ou remplir nos obligations contractuelles, y compris :

Nous ne louons ni ne vendons vos renseignements personnels. Nous pouvons utiliser des renseignements anonymes d'ordre général, comme les réponses aux sondages et d'autres données statistiques, sans restriction.

Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec des entités affiliées ou apparentées à OCT, ainsi qu'avec des sous-traitants et des fournisseurs de services tiers qui nous aident à gérer nos activités et à administrer les sites et les Services, y compris les prestataires d'impression, les centres de données et les solutions de stockage en nuage, les expéditeurs, les livreurs, les responsables du traitement des paiements, les fournisseurs de service de surveillance et de prévention de fraudes, et d'autres fournisseurs d'hébergement. Dans ce cas, nous exigeons que ces parties protègent les renseignements personnels conformément à la présente Politique (et à nos obligations contractuelles avec votre employeur), et qu'elles les utilisent ou les traitent uniquement dans le but de fournir des services spécifiques à OCT.

Nous pouvons également partager des renseignements personnels si nous pensons en toute bonne foi que cela est requis par une citation à comparaître, une ordonnance de tribunal, la loi, ou est autrement nécessaire pour exercer ou défendre des droits légaux, prendre des précautions contre la responsabilité, protéger les droits, la propriété ou la sécurité de toute personne, protéger l'intégrité des Services et des sites Web, protéger OCT ou des tiers contre des activités frauduleuses ou illégales, ou défendre OCT contre les réclamations de tiers. Dans ce cas, nous vous en informerons, vous ou votre employeur, sauf si la loi, une citation à comparaître ou une ordonnance l'interdit.

En cas de fusion, de restructuration ou de toute autre vente de tout ou partie des actifs d'OCT, les renseignements personnels peuvent éventuellement figurer dans les actifs transférés au nouveau propriétaire. Dans ce contexte, nous pouvons divulguer les renseignements personnels au nouveau propriétaire, aux propriétaires potentiels et aux conseillers liés à la transaction.

Témoins et technologies de suivi

Les témoins sont de petits fichiers texte qui sont placés sur votre ordinateur lorsque vous consultez un site Web ou une application mobile. Les pixels invisibles, GIF invisibles et autres technologies de suivi fonctionnent de façon similaire. Le terme « témoins » dans la présente Politique fait référence à tous les fichiers qui recueillent des renseignements de cette façon.

Les témoins conservent les renseignements concernant les activités sur un site Web et fournissent des renseignements au propriétaire du site Web. Nous utilisons des témoins essentiels pour gérer la performance et optimiser notre technologie afin de nous assurer que les sites Web et les Services fonctionnent comme prévu. Lorsque vous consultez les sites Web ou utilisez les Services, nous plaçons des témoins de session et des témoins persistants afin de simplifier votre utilisation des sites Web ou des Services en vous reconnaissant lorsque vous envoyez ou fournissez du contenu conformément à votre langue ou à votre profil. Les données recueillies l'entremise des témoins peuvent être liées aux renseignements personnels précédemment recueillis. Vous pouvez désactiver les témoins sur votre appareil à tout moment en réglant les préférences ou les paramètres de votre navigateur ou de votre application mobile. Si vous le faites, vous risquez de ne pas pouvoir accéder à certaines parties des sites Web ou Services. Vous pouvez également supprimer les témoins à tout moment dans les paramètres de votre navigateur ou de votre application mobile.

Certains navigateurs Web peuvent vous permettre d'activer l'option « ne pas suivre » qui envoie des signaux aux sites Web consultés pour indiquer que vous ne voulez pas que vos activités en ligne soient suivies. Cette procédure est différente du blocage de témoins, dans la mesure où même si elle est activée, certains navigateurs autorisent toujours les témoins. Actuellement, nous n'acceptons pas les signaux de l'option « ne pas suivre ». Si nous le faisons à l'avenir, nous mettrons à jour la présente Politique en conséquence.

Stockage des renseignements personnels et transferts transfrontaliers (divulgations à l'étranger)

Nous pouvons stocker des renseignements personnels dans des centres de données situés dans nos locaux ou dans des solutions de stockage en nuage privé virtuel. Cela peut impliquer un transfert transfrontalier ou une divulgation à l'étranger des renseignements personnels à des entités affiliées ou apparentées à OCT, ou à ses partenaires tiers dans l'administration des Services et des sites Web. Dans les deux cas, ces parties peuvent être situées dans d'autres pays, notamment en Allemagne, en Australie, au Canada, aux États-Unis, en Inde, au Royaume-Uni ou à Singapour. Ces transferts transfrontaliers ou ces divulgations à l'étranger sont essentiels pour permettre à OCT d'administrer les Services et les sites Web. Afin de garantir la protection des renseignements personnels que nous transférons ou divulguons à des destinataires étrangers, nous avons conclu des accords de transfert et de traitement de données (y compris les clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne, conformément à la loi applicable) avec des entités affiliées ou apparentées à OCT et avec les prestataires de services tiers, que vous pouvez consulter en communiquant avec nous selon les indications de la présente Politique.

Vos droits et vos choix concernant vos renseignements personnels

Vous pouvez communiquer avec nous pour exercer certains droits concernant vos renseignements personnels, notamment pour :

Veuillez noter que, dans la plupart des cas, nous sommes tenus de transmettre votre demande à votre employeur, qui la traitera et donnera les instructions nécessaires à OCT. Vous pouvez également avoir le droit de (i) demander que nous divulguions des catégories et des éléments spécifiques des renseignements personnels recueillis et divulgués à votre sujet; (ii) savoir si nous avons vendu renseignements personnels (ce qui n'est pas le cas); et (iii) demander des renseignements sur le processus d'OCT lié à la divulgation des renseignements personnels à des tiers, y compris à des fins de marketing direct. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle. Certains de ces droits peuvent ne pas s'appliquer ou être soumis à des restrictions selon votre emplacement. Par exemple, nous pouvons limiter le nombre de demandes que vous faites où facturer des frais raisonnables, comme le permet la loi. Vous ne serez pas victime de discrimination pour avoir exercé vos droits liés à vos renseignements personnels.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle. Certains de ces droits peuvent ne pas s'appliquer ou être soumis à des restrictions selon votre emplacement. Par exemple, nous pouvons limiter le nombre de demandes que vous faites où facturer des frais raisonnables, comme le permet la loi. Vous ne serez pas victime de discrimination pour avoir exercé vos droits liés à vos renseignements personnels.

Vous ou votre agent autorisé pouvez communiquer avec nous (comme indiqué ci-dessous) pour exercer ces droits. Votre demande doit fournir des renseignements suffisants pour nous permettre de vérifier raisonnablement que vous êtes la personne concernée par la demande effectuée. Vous devez également décrire la demande de manière détaillée pour nous permettre de la comprendre, de l'évaluer et d'y répondre correctement.

Vous pouvez désactiver certaines fonctionnalités des Services, y compris le « Mur de la renommée », en communiquant avec votre employeur. Si vous souhaitez supprimer le Contenu d'utilisateur inscrit sur le Mur de la renommée, vous pouvez le faire en communiquant avec votre employeur, qui nous donnera les instructions nécessaires. Toutefois, veuillez noter que le Contenu d'utilisateur que d'autres partagent ou publient à votre sujet ne sera pas supprimé. En outre, s'il est possible de supprimer le contenu d'utilisateur du Mur de la renommée (accès public), OCT peut conserver ces données à des fins administratives ou juridiques.

Vous pouvez également refuser de recevoir des communications par courrier électronique de notre part concernant de nouveaux produits, de nouvelles fonctionnalités ou d'autres services en cliquant sur le lien « Se désabonner » au bas de la communication, ou en suivant les instructions de désabonnement incluses dans la communication.

Vie privée des enfants

Les Services et les sites Web ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans. Nous ne recueillons pas intentionnellement les renseignements personnels de cette catégorie d'âge. Si vous avez plus de 13 ans et moins de 18 ans, veuillez consulter nos Conditions d'utilisation pour obtenir des renseignements sur votre capacité à utiliser les Services.

Conservation

Nous conservons les renseignements personnels pendant une période raisonnable afin de répondre aux objectifs pour lesquels nous les avons recueillis (comme indiqué dans la présente Politique). Après quoi, nous les supprimons de nos archives, à moins que la loi applicable ou des considérations juridiques ne nécessitent une période de conservation prolongée.

Mesures de sécurité

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles, telles que des technologies de cryptage, pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l'utilisation abusive et l'accès, l'utilisation ou la modification non autorisés. Nous révisons régulièrement nos mesures de sécurité et envisageons de nouvelles mesures le cas échéant. Toutefois, nous ne pouvons pas garantir l'efficacité de ces mesures face au piratage ou au contournement d'acteurs malveillants. Nous vous prions ainsi de faire preuve de précaution dans la soumission de vos renseignements personnels en ligne.

Modifications de la présente Politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ou de modifier la présente Politique en tout temps. Dans ce cas, nous mettrons à jour la date de la « dernière mise à jour » ci-dessus et vous informerons si ces modifications affectent vos droits ou nos obligations en vertu de la présente Politique.

Versions traduites

En cas de doute ou de problème lié à l'interprétation ou à la signification d'une version de la présente Politique dans une langue autre que l'anglais, nous nous référerons à la version anglaise, accessible ici. Cette version servira de référence dans la résolution de tout conflit d'interprétation entre les versions traduites.

Nous joindre

Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant la présente Politique ou nos pratiques en vertu du droit applicable, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des données comme indiqué ci-dessous. Nous répondrons dès que possible, mais au plus tard dans le délai requis par la loi applicable.

O.C. Tanner Company
Attention: Data Protection Officer/ À l'attention du Responsable de la protection des données
1930 South State Street
Salt Lake City, Utah 84115
Courriel : privacy@octanner.com
legal@octanner.com
Téléphone : 1 (385) 301 2140